记者 辛国胜 摄

　　新闻网讯（记者 汪泉）1月6日下午，校机关举行“工作流程设计与再造竞赛活动”中期汇报交流会，12项工作流程现场展示。全校各院系及附属医院领导、工会主席、办公室主任、教师生代表及校机关各部门主要负责人200余人参加交流。校党委书记路钢、校长丁烈云、校党委副书记周建波出席交流会。会议由校机关党委书记熊滨主持。

　　竞赛活动由机关党委、学校办公室、校工会共同发起组织，10月开始在校机关全面开展。活动旨在推进和落实“岗位职责体现在流程中，规章制度融入在流程中，便民利民落实在流程中”，提高校机关服务意识、质量和效率，进一步巩固党的群众路线教育实践活动成果。各部、处积极参与，经前期立项申报，各部门开展流程设计、优化、再造，校机关31个部门已完成46项流程的设计与再造，部分已经开始试行。

　　交流会上，校财务处、保卫处、实验室与设备管理处、校办公室、国际交流处、总务长办公室、房产管理处、人事处、学生工作处、教务处、研究生院、科学技术发展院12个部门的负责人汇报了各自新建或优化、再造的工作流程。每个部门汇报后，参会人员进行点评，提出意见建议，现场气氛活跃。

　　丁烈云指出，在建设世界一流大学的过程中，学校不仅要建设一支一流的学术队伍，还要注重管理队伍的建设和管理水平的提升。通过流程再造，对整体提高学校管理和服务水平很有意义。他认为，管理是一门科学，更是一种理念，理念、认识上没有提高，很难提高管理水平。校机关流程再造活动和这次交流体现了以下几种理念。一是规范化管理的理念。中央要求全面推进依法治国，学校也要全面推进依法治校，这次流程再造就是贯彻依法治校的一个体现。通过流程再造把不清楚的厘清楚，把不规范的做规范。二是服务的理念。服务理念讲究效率或效果。效率要求在最短的时间内把事情办成，让师生减少等待。评判流程有两个标准，其一是一站式还是多站式，是把麻烦留给自己，还是留给师生，这体现的就是一种理念。其二是是监督与制约，不是所有流程都越短越好，有的流程就要拉长，防止权力滥用。他希望各部门在此基础上进一步完善流程。同时，也要注意人性化操作，做到制度无情人有情，满腔热情地为师生服好务。

　　路钢充分肯定了机关流程再造工作的意义和已取得成果，对该工作提出了两点希望：一是流程再造工作要赋予它价值，就是要以人为本，以师生为本，为教学科研服务。要把以人为本作为我们选择项目、评判项目的依据；要关切院系、老师和学生们的感受。二是流程再造工作要赋予它目标，就要是要紧紧围绕建设世界一流大学，建设一流的制度，一流的文化。要以世界一流大学为参照系，按一流的标准来设计、优化再造工作流程，推动学校迈向世界一流。

　　附：12项工作流程简介

　　1、财务处：财务报销流程改造

　　财务处的财务报销流程改造以实现“不见面报账”为目的，对传统的报账流程实施了网络化改造。将过去的报账人必须亲自到财务处排队、审核等工作搬到网上，省去报账人的等待时间，实现了报账“零等待”。

　　在流程改造过程中，财务处从2014年8月开始着手六项工作：更换财务软件，启动教职工、学生身份认证，开通手机短信专用通道，开设网银专线，在全校推广宣传相关新信息，推行院系财务助理。这一系列新思路、新举措解决了长期以来困扰师生的缴费难、报账难问题。

　　2、保卫处：指挥中心接出警工作流程设计

　　保卫处在过去已有的各种措施、制度的基础上制订了新的“保卫处指挥中心接出警工作流程”。该流程将指挥中心值班员的岗位职责和接出警工作相结合，明确了职责、细化了流程，易于理解、便于执行，提高了保卫处的工作效率。

　　在过去，由于缺乏一套统一、可视的管理流程，影响了工作的执行效率。对于新入职员工而言，更是难以上手。在流程优化后，针对不同的报警形式、不同的报警内容，工作人员都有章可循，有据可依。

　　3、实验室与设备管理处：仪器设备采购流程设计与再造

　　“在优化工作完成以后，流程环节会增加。”实验室与设备管理处“一石激起千层浪”，在别的机关部门纷纷减少环节的情况下，他们为什么还增加环节？

　　实验室与设备管理处解释了其中的缘由。仪器设备采购管理工作法律法规的刚性要求多，自由发挥空间较小。招标采购必须有招标公告、投标、开标、评标、定标、结果公示、申诉处理、公告、签合同系列步骤组成，缺一不可。因此，管理方需要谨慎对待每个环节。

　　同时，设备采购也是严肃的廉政工程，是每年审计的重点项目。流程优化后，某些环节之所以会更加复杂，正符合采购阳光化、公开化、法治化的要求。实验室与设备管理处用精确的环节，保证了学校仪器设备采购规范、合理、合法。

　　4、校办公室：公文办理流程优化

　　校办公室反思过去传统公文办理流程存在的诸多不足：人工限制、时间限制、空间限制、载体限制，进行了详尽调研分析，推出了新的公文处理系统，实现了四个“零”：流程优化零失误、无纸公文零冗余、协同办公零距离、科学协调零死角。

　　四个“零”的实现为校内外公文办理提供了极大的便利。新公文处理系统友好的使用界面，清晰的管理员权限，可回溯的传递记录都让公文办理从依靠口说、手写、脚跑一跃进入“新时代”。

　　5、国际交流处：外事办公信息平台建设

　　随着学校国际化建设脚步的加快，国际合作交流日趋频繁。2014年来校访问交流的外籍专家达到1500人次，对国际交流处的管理工作提出了更高的要求。

　　在此背景下，国际交流处建设完成了外事办公信息平台。平台将外事活动划分为短期来访、荣誉教授、国际会议申办等六个板块，进行分门别类的管理。申报、审核信息一目了然，方便了邀请人、邀请单位随时查询审批状态。来访信息统计管理也方便了教师提前获知学术交流的信息，对国内外学术合作具有促进作用。

　　6、总务长办公室：自筹经费修缮项目流程再造

　　总务长办公室针对自筹经费修缮项目的立项、审批和工程监管流程进行了优化改造。

　　自筹经费修缮项目，是指各院系、单位使用自筹经费安排修缮工程，且单项工程预算5万元以上的项目。过去流程中存在的主要问题是审批过程不清晰，送审方需多次将材料送审，工程实施过程中存在监管漏洞。

　　总务长办公室的流程改造围绕“线下”改“线上”，实时监督，实时掌握，实时反馈展开。流程再造后的效果可以用6个字概括：完善、减少、拉长。完善的是审批和监管环节，减少的是报修单位与审批部门的接触，拉长的是项目审批论证流程。

　　如此一来，过去存在的问题迎刃而解。在项目送审、报批效率提高的同时，也杜绝了监管不力、违规施工的可能。

　　7、房产管理处：住房货币化补贴工作流程优化

　　住房货币化补贴核算与发放，是一项政策性强、涉及面广、事关广大教职工切身利益的工作。但这项工作在日常处理过程中往往需要学校多部门协同合作，涉及数据核对等问题。这就对房产管理处的工作有了更严格的要求。

　　房产管理处结合过去工作流程中存在的步骤不明确、可操作性不强、过程封闭等问题，推出了优化后的住房货币化补贴工作新流程。新流程分为资料审核、补贴核算、补贴支取三个阶段，增加了房产管理处后台的操作，需要教职工亲自完成的环节大大减少。

　　房产管理处下一步的目标是构建信息化管理系统，建立“不见面”核算、发放体系。

　　8、人事处：教职工退休手续办理流程优化

　　人事处以退休教职工手续办理为再造对象，提出了流程优化方案。在新的流程中，人事处考虑到退休教职工年纪大，行动不便的特点，与图书馆、实验室与设备管理处、房产管理处三部门充分发挥联动作用，省去了办理退休手续在校园内的奔波之苦。流程优化后，大多数教职工办理退休只需到所在单位和住房资金管理办公室办理相关手续即可。

　　人事处还计划将该流程与校园一卡通工程、行政服务中心的组建相结合起来，进一步优化。

　　9、学生工作处：数字迎新--迎新工作流程信息化再造

　　近两年“95后”开始进入大学校园。在电脑屏幕前成长起来的这一代，对网络、对移动互联形成了强烈的依赖，用他们自己的话说就是“离开网络，就像鱼离开了水。”

　　学工处针对新入学学生的这一特点，并考虑到数字互联跨越空间、时间的便利，推出了“数字迎新”项目流程。从学生录取阶段开始，学费收取、学号获取、宿舍分配、新生注册、直至宿舍报到，所有涉及到新生入学的手续全部整合到了其中。

　　“数字迎新”既满足了新生的个性化需求，也为各部门省去了的传统迎新工作中的麻烦。费时、费力是过去各部门谈起“迎新”两个字共同的反应。费时表现为工作准备周期长，现场注册等待时间长；费力则表现为短时间内人力物力投入过多。

　　采用数字化迎新以后，无论是准备阶段，还是现场办公阶段，各部门都可以做到有备而来，不会再受地点、时间的限制。

　　10、教务处：网上学生注册服务流程

　　在规定时间内，轻轻点击鼠标即可完成新老生注册手续。这是教务处推出网上学生注册服务之后，实现的一大便利。

　　每个学期面对14万名各类学生的注册，注册中心上下都感到十分棘手。时间紧、任务重，注册高峰期排起的学生长龙还容易引发矛盾。在充分调研之后，教务处利用网上注册服务解决了注册中心和学生双方面的问题。

　　新的注册服务主要包括有：现场注册改为网上注册，实现了“不见面”注册服务；精简暂缓注册审批流程，减轻了申请学生的负担；网上报到确认，便于院系直观统计学生报到信息；实行电子签署《华中科技大学学生知情承诺书》，保障学生知情权。

　　11、研究生院：研究生报名信息网上确认系统

　　“招生无声，考试无事”，本着这样的宗旨，研究生院优化了研究生报名信息网上确认流程。

　　过去考生抱怨最多的是现场确认报名排起的长龙。流程再造后，通过引入网络信息比对、网银支付等技术手段，去掉无效环节，实现了真正的网上报名，做到了报名信息即等于本人参加考试。为考生创造了更好的备考条件，节约了考试组织方的精力。

　　通过考生网络信息的录入，监考方还能做到核查及时，追责有据，保证了研究生入学考试的严肃性。

　　研究生报名信息网上确认系统做到了方便、精确、合情合理。

　　12、科学技术发展院：纵向科研项目管理流程的再设计

　　科发院从过去国家自然科学基金项目立项流程中总结出了五对突出矛盾：第一，新手申请热情高，但申请经验却不足；第二，项目申请条件及要求变化多，但老师占有的信息量却偏少；第三，要求院系及部门联动管理多，但时间、空间及现代化手段却不多；第四，申请数量与申请质量的矛盾；第五，项目数量与完成质量的矛盾。

　　针对这五块“硬骨头”，科发院选择逐个击破，将流程分为三个阶段进行分别优化：项目申请、项目立项、在研项目过程管理。其中，多层级的基金动员、部署形式，QQ群、基金管理网络信息平台的建立，改变了过去基金从动员、立项到结项的繁琐面貌，为教师提供了及时、交互性强、信息丰富的平台。