【辉煌的十年】实设处:以人为本重文化 实设工作有卓越
发布时间:2022.11.22

来源:实设处 编辑:史梦诗 浏览次数:

■通讯员 郑炎雄 李洁琼


党的十八大以来,在学校党政班子的正确领导下,在分管校领导的直接指导下,实验室与设备管理处(以下简称实设处)立足本职工作,聚焦师生需求和学校发展需求,着力建设学习型研究型机关部处,努力推进卓越工作、诗意生活的文化氛围营造,锐意进取,敢于创新,推动实验室与设备管理工作跨越式发展,为学校立德树人根本任务和“双一流”建设作出贡献。


持续推进信息化 工作规范更高效


截止2022年9月,我校共有仪器设备约28万台件,总原值约70亿元,分布在近90个单位(院系、机关部处、直属单位、附属中小学),遍布1.2万余间办公场所甚至户外,为6万师生所用。平均每年新增设备约3万台套、新增原值5至6亿元,每年报废设备约1.5万台套、报废原值1至2亿元。每台设备的全生命周期管理至少涉及14大环节,包括购置计划、申购论证、进口免税、验收建账、年度盘点、效益考核、报废处置、残值回收等等,其中上述任何一个大环节的办事流程展开又有5至15个子环节,可谓链条繁长,设备管理与服务工作量之大可想而知。


十年前的2012年,实设处管理信息化基础十分薄弱,仅有一套单机版的设备管理系统,设备建账、盘点、打印资产标签、下账、与财务对账等等业务全部是手工完成,网络化业务办理手段为零,不仅效率低下、出错率高,而且无论刮风下雨,全校教工办理业务都需要持合同、发票和单位验收单等材料到实设处现场排队办理,非常不便。


针对上述情况和弊端,自2012年起实设处大力推进信息化工作。在校领导的指导下,在网信办支持下,实设处信息化工作持续发力、加速前行,并取得了明显实效。比如,2013年研发并推出基于校园网的分布式设备管理系统,师生可以在自己办公室登录系统完成设备建账信息,告别了风雨天还到实设处现场排队的不便。同时新系统查询统计功能强大,应用关键词就可以像百度一样查询统计全校任何一个单位或个人名下的设备清单及其存放位置与状态,查询任何一台设备在全校有无重复及其分布情况。为教师项目申报填写设备条件保障、为“设备共享先共知”提供了强大信息平台和基础保障。


2015年实设处与财务处、国资办合作,开始推进实物账与财务账的数据对接。到2017年7月,终于打通设备管理系统与财务管理系统“信息孤岛”瓶颈,“账账相符”水平实现跨越式提升,告别了原来人工对账历史。


2017年,研发推出设备管理自助服务终端,实现“人不见面,业务照办”。该终端具备建账单据打印、资产标签打印、设备查询等11大功能,打通了设备管理信息化网络化的“最后一公里”,设备建账、报账、资产标签打印、日常统计管理等等业务,均可在自助终端上轻松完成。布置在校园的8台自助终端(机器人)一年365天,一天24小时,节假日无休地为全校师生提供优质便捷的设备自助服务。


2018年,推出外贸代理服务竞价系统网络新版,实现减免税申请网上报批、技术服务协议自动生成、外贸代理服务线上申请、网上自主竞价、软件按预置原则自动计算并进行公司遴选等先进功能,既提高了廉洁行政水平,又提高了工作效率。


2020年,升级进口科教用品全流程信息化管理系统,实现了人员准入、减免税申请、竞价申请、竞标遴选、服务评价、业务交流等全部环节网络化,设备购买者、外贸代理公司人员、实设处人员,均可实时网上跟踪业务进展,及时办理相关业务,大幅提高了工作效率,减少了因业务进展不透明造成的误解和推诿扯皮现象。


信息化的久久为功,使得实设处管理与服务实现转型和升级换代,从低效易错的人工手动模式,到高效少错的机器自动模式,从流程制度不清晰不规范到流程制度稳定可持续,积极践行了“让师生少跑腿,让信息多跑路”“人不见面、业务照办”的先进理念。实设处信息化的历程背后,是管理和服务规范化、制度化、标准化和法治化的历程,是不断提高认知水平和服务效能的历程。“仪器设备报废处置流程”“教学实验室建设项目信息化全流程管理”“设备验收建账流程再造”“ 设备-采购-财务数据互联互通流程”等流程先后荣获学校第1至4届“流程设计与再造竞赛”优胜奖、优秀奖。“实验室与设备管理处信息化建设积跬步以至千里”作为庆祝新中国成立70年专文在2019年9月30日校官网首页刊出。


安全管理重模式 知行合一保平安


2014年5月,学校党委常委会决定,全校实验室安全管理工作归口实设处负责。此时实设处面临的形势是“三无”“四多”,即无队伍、无经验、无规章制度,责任多、压力多、变化多、困难多。学校有6万人的实验师生规模、约3000间实验房间,每年仅仅易制毒化学品申购就有约7000公斤,实验动物每年5至10万只等,面对安全风险量大面广的多重困境,如何尽快理清思路,抓住重点,形成简单明了、实用可持续的管理模式,既是实设处的燃眉之急,又是长远之计。


为此,自2014年6月起,实设处探索构建了实验室安全管理的“1-3-3模式”即:一项认识,三项保障,三个抓手。包括提高师生安全认识、知行合一,构建组织保障、队伍保障和制度保障,抓实“5个一口清”、安全软硬件物防技防条件支撑、准入与预防等。经过6年的持续努力与不断改进,实验室安全管理“1-3-3模式”取得了诸多实效。制度建设基本完善,先后出台了《华中科技大学实验室技术安全管理规定》《华中科技大学实验室技术安全工作责任追究办法》《华中科技大学实验室危险化学品安全管理细则》 等10项制度,安全管理的组织机构、人员队伍、责任体系、物防技防人防、检查整改、技术规范等等关键方面有了长足进步,校领导、院领导带队安全检查成为常态,师生对于安全检查从起初的抵触反感转变成了后来的理解配合,实验室安全管理实现了从0到 1的跨越。例如,在2015年12月教育部组织的实验室安全“飞行检查”中,我校的安全管理得到了专家好评,清华大学主办《实验技术与管理》杂志主编专门邀稿,希望华中大分享安全管理的理念和举措。在2018年11月教育部第二次来校“飞行检查”中,我校再次获得专家肯定,并在之后的几年中多次应邀在全国高校实验室安全培训会上交流经验。


百里之行半九十,千尺竿头须再攀。为了进一步提高实验室安全管理水平,突破安管新瓶颈,自2020年6月起,实设处实施安全管理的“三个转变”,即从行政化向专业化转变、从定性化向定量化转变,从粗放式向精细化转变。例如,支持安管人员取得国家注册安全工程师资格,建立学院内部基于不同学科的一至多名应急处置现场首席技术专家制度,落实“一室一清单、一机一规程”,规范和优化各项SOP,推动安管队伍对安全相关国标行标的掌握与运用,实施基于“形成性评价”的院系与实验室(房间)安全管理量化打分评价,改原来的“漫灌式、游击式”安全检查为“定点式、连续化”安全检查,力争让实验房间的安全文化与习惯实现从“弹性变形”到“塑性变形”的转变并形成样板效应,改原来的安全检查集体负责为专人分片负责,出台《华中科技大学实验室安全风险评估管理暂行办法》《华中科技大学实验室安全管理奖励暂行办法》等,力争使实验室安全管理实现从1到100的跨越。2022年6月,实设处、保卫处联合申报的“实验室样板间式安全检查”被全国高校思想政治工作网评为典型工作案例成果一等奖。


破解难题勤用脑 开放共享成效好


许多高校的在用设备资产原值都在30至100亿元间,每闲置少用10%,则每年的浪费就以亿元计。我国家庭人均月收入不足千元的有6亿人,一所高校设备资产的浪费等于许多万人的年收入之和。所以,物尽其用,提高大型仪器设备的使用效益意义巨大。但是,大仪开放共享是一个老大难问题,全国各省各高校均不同程度存在重复购置、不当购置、闲置浪费、封闭自用等等现象,如何找到病根、破除积弊,是一个迫切需要解决的问题。


实设处团队既积极开动脑筋,又加强理论学习,发现弗里德曼的“花钱办事矩阵”极具有启发性。花自己的钱办自己的事,花别人的钱办自己的事,花自己的钱办别人的事,花别人的钱办别人的事,这四种花钱办事模式对应的效果肯定不一样。显然,从一般人性上讲,花自己钱办自己事的模式最好,既会讲节约也会讲效果。大思路明确了,解决问题的天窗就打开了。之后,实设处努力盯住两线(钱、人)、构建机制、并持之以恒。例如:实施4项举措做好大仪存量盘活工作,包括强化责权对等的实体共享平台建设,完善有偿服务机制,开展大仪年度考核,加强信息化便民服务;实施3项举措做好大仪增量管控,包括多部门协作的先论证后预算,改分散论证为集中论证,强化实体共享平台的预算持续化投入等。


日拱一卒,功不唐捐。多年的努力使得我校大仪开放共享工作持续进步,全校大仪机时达标率从2013年的36.7%,到2017年的86.9%,再到2021年的95%;全校大仪开放服务收入从2013年的782万元,到2017年的2616万元,再到2021年的4021万元。2018年国家科技部财政部首次对全国高校和科学院系统大型仪器和重大科技设施开放共享进行考核,我校荣获优秀,名列高校前茅,在之后2019和2020连续两年的考核中继续蝉联优秀,蝉联高校第一。


实验室建管有原则 务实高效有成果


截至目前,全校共有43个本科实验教学中心,共计约270个功能教学实验室、1160间实验分室,组成了基础实验教学平台、学科大类实验教学平台、专业实验教学平台、创新实验平台四个层次本科实验教学保障体系,每年共承担 800余门实验课程,实验教学体量约500万人时数。支撑上述本科实验教学正常开展的有6万多台套、原值约7亿元的教学仪器设备。


教学设备使用频繁、人次众多,因此故障率高、易于损坏,每年及时维护和更新教学设备是保障实验教学正常开展和提高水平的基础工作。但是,由于办学经费有限,教学实验室仪器设备添置,既面临“僧多粥少”“供不应求”现象,也面临“建设标准难量化”的窘境。如何对众多院系的实验设备资源进行合理支持并得到众多院系的认可,是实设处面对的重要问题。


在校领导的指导下,实设处发扬善于学习的精神,借鉴弗里德曼的“花钱办事矩阵”思路,制定了教学实验室建设项目评审立项原则,一是公共优先,凡是多院系受益的教学实验室(平台)建设项目,由学校全额投入经费。二是成本分担优先,凡是院系承诺配套经费的优先支持。如单院系受益的教学实验室建设项目,院系能够按申请校拨经费进行1:1比例配套的优先支持;对于多院系受益的项目,如果建设单位能配套经费在10%以上的优先支持。三是优者优先,对近三年考核连续位居前50%的教学实验室,优先支持建设,对连续三年位居后10%的实验室,从严控制投入。


在此原则指导下,校院两级形成合力,实验室建设有序稳步推进并取得了好的成效。比如,2021年全校支持31项教学实验室条件保障建设项目,学校投入3000万元,吸引院系配套1784万元,形成了4784万元的总体投入,校院投入比是1.68:1,发挥了很好的杠杆与放大作用。统筹整合6家实验教学单位申报的实验教学服务器共性需求,依托网络与计算中心,采用最新的虚拟化软件技术,建设“实验教学公共云平台”,实现了集成聚集效应,资源利用率大大提升,该平台于2021年10月推出后已有20多个院系40余项实验在平台上运行,惠及师生近3万人次。电气实验中心先后完成了“基于新工科建设的电气大类实验室再构造”“电机教学实验平台改造”“电力系统动态模拟实验平台升级”等建设项目,近年来该中心捷报频传、硕果累累,如尹仕老师开设的《企业工程训练营》课程入选高教学会“校企合作双百计划”典型案例,刘毅、贺恒鑫、李柳霞老师研制的“电磁能-动能转化机制探究教学平台”获得2021年“全国高校教师教学创新大赛——第六届全国高校教师自制实验教学仪器设备创新大赛”自由设计类一等奖。机械实验中心对实验教学区进行科学规划与升级改造,建设数字化机械制造技术实验室、精密测量综合实验教学平台,采用大型设备配备虚拟软件平台方式提升硬件水平,拓展实验项目,增加课外自主实验学时,该中心实现了“虚拟+实体”“课内+课外”“线上+线下”等多模式混合实验教学,曾获“创青春全国大学生创业大赛”特等奖,中国高校“人工智能+”大学生创新创业创造大赛特等奖等多项大奖等等。


重视文化建设 探索卓越工作诗意生活


没有文化的团队就缺少了灵魂。自2012年以来,实设处在积极履职尽责、优质完成各项主要任务的同时,坚持以人为本,以“卓越工作,诗意生活”为部门价值理念,着力做好团队文化建设,并取得了实效。


建设法治文化。法治是人类现代文明社会的重要标志,以法行政、依法管理是做好部门工作必须遵循的原则。因此,营造浓厚法治文化氛围、弘扬法治精神是实设处文化建设的重点之一。首先,强化政务财务公开。自2012年起,实设处每年编撰《实验室与设备管理处工作集锦》,每年一版,至今已有11版,处内校内公开取用,内容包括2002年以来的各类项目经费预算及其分配明细、各类评优评先结果、历年设备资产总原值及其报废处置,全校各实验教学中心楼房面积、实验教学人时数、仪器设备台套与原值,各类规章制度和办事流程,易制毒易制爆危化品等危险源在各院系的分布、实验技术队伍规模与结构、实设处大事要事等等。该《集锦》可谓百宝箱,“一册在手,什么都有”,既是工作手册又是决策参谋,既是政务公开又是自我监督,这种政务财务公开也增强了内部同事互相信任、团结合作、促进工作。其次,有法必依、依法办事。例如,对于日常实验室安全管理不当、出现过失责任事件的当事人,严格执行《华中科技大学实验室技术安全工作责任追究办法》,法规面前人人平等;对于进口设备减免税,认真遵守海关法规文件规定,把好事办好,不留后遗症;对日常设备资产管理,少发通知建制度,增强工作规范的稳定性、避免文件常常更改造成的办事师生不熟悉或无所适从、出错率高、效率低等弊端,用稳定的制度增强工作的可预见性和确定性,实现高效和多赢。


强化创新文化。许多单位的干部职工岗位职责往往多年不变、日常任务岁岁少有不同,这样久而久之,多年重复性工作难免令人们习惯于旧调重弹、按部就班,把往年的做法当成今年的标准答案,造成“工作像复印机,年年老一套”。实设处坚持“凡事求实效、不搞老俗套”,“常规工作创新做、日事日毕日清日高”。比如,检验考核员工工作业绩,尝试用“A-B两点对比法”和“专业方法法”,前者是指同一工作要讲今年与去年相比,在方法、理念、效率、质量、师生满意度等方面有什么新进步新变化。后者是指如果工作方法有变化,还要进一步比较方法改变的“含脑量”,是否符合管理科学、经济学或哲学的基本原理,是否具有“专业化水平”。在这样的创新文化氤氲下,实设处年底述职考核会常出现这样的效果——“述职亦是答辩会,比新比好比智慧。A点B点和亮点,锐问妙答拼智慧。新我更比旧我好,化苦为甘人更美。”在实验室安全管理方面从“1-3-3模式”到“三个转变”,不断自我刷新,求新求变求卓越。



重视乐学文化。“立身以立学为先,立学以读书为本”“工欲善其事,必先利其器”,十年来实设处一直重视学习型研究型、向学乐学团队文化建设。一是倡导全员阅读、打造书香部处。坚持选读优秀经典管理学、经济学、法学、哲学、历史学、文学著作,以此优化知识结构、拓宽思维维度、提升精神境界。二是邀请专家开展讲座,开阔视野。来自校内管理学院、公管学院、人文学院的多名院长、副院长、教授和校外同行专家先后授课。三是开展内部交流,实设处全体干部职工定期轮流上台演讲,谈现状说改进、言创新道感悟,互相启发、共同进步。四是勤于笔耕,实设处职工每人每年撰写1至2篇工作研究报告,并汇编成《雪泥鸿爪,棠棣花开》系列文集。每人制定能力成长计划并汇编成《对标B点,跬步千里---实设处人才能力成长计划》,针对大仪共享制定一院一策并编辑成册《日就月将、精进致远》。在2020年武汉抗疫的艰难时期,全体实设人有智有勇,积极参加各类志愿活动、多种形式助力抗疫,且用文字记录所见所做所想并形成《封城抗疫、实设实记》文集。另外,实设人改进文风,用生动有趣的诗歌美文展示工作与生活渐成氛围,“卓越工作、诗意生活”的价值理念在国内高校同行中产生了影响力。2019年有12批次36所高校同行约100人来华科大实设处调研交流,2021年有16批次16所大学约80人来访。夸赞实设处的新闻报道“建设学习型研究型机关部处,看他们怎么做”于2020年6月10日在学校官网首页刊出。



“实设工作不简单,人财物房互牵连。文化理念和品味,智慧方法和识见。平凡工作不凡做,日拱一卒向新天。”实设处将继续秉持以人为本、“卓越工作、诗意生活”的价值理念,重视文化建设,保持学习、研究和创新的激情,为全校师生提供更高效的管理和更优质的服务,为学校“双一流”建设作出更多更好贡献。

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